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Centre de services
La fonction "ouvrir une demande"
Permet aux utilisateurs internes de disposer d'un guichet unique pour leurs demandes, réclamations et tâches de projet conformité.
Permet aux référentiels DL Register, qui contiennent des plans d'actions générer des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir
Les demandes se classent par utilisateur, service, matériel, date, projet, sujet, ..., sont historisées et visibles par les agents techniques comme les chefs de projets
et visibles
"Demandes automatiques"
DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre
Les responsables de services et chefs de projets visualisent les demandes et suivent les réponses concernant leur service ou leur projet sur un seul tableau de bord unifié.
Des actions récurrentes peuvent être crées : début, fin, périodicité,
Des liens, documents, circuit de validation, solutions pré-écrites venant de la base de connaissance permettent d'enrichir les réponses
"Demandes via formulaires"
Les utilisateurs internes comme externes peuvent remplir leurs demandes, réclamations ou enquête de satisfaction via votre site intranet ou web, ce qui génère une demande "classique".
Les formulaires sont multi-langues, permettent aux utilisateurs le téléchargement de fichiers., gèrent + 30 formats de questions, les captcha, et peuvent inclurent tout objet GLPI et DL Register
Les gestionnaires peuvent créer autant de formulaires qu'ils souhaitent, et donner l'accès uniquement aux utilisateurs connectés ou au contraire au grand public, sans identification
Les demandes informatiques peuvent être gérées conformément aux bonnes pratiques, selon le référentiel ITIL couvrant l'essentiel des métiers de la production informatique et du support.
La fonction "répondre aux demandes"
DL Register génère des demandes automatiques, par exemple lors de la création d'un objet, de la détection d'un événement par exemple "audit à effectuer", "sécurité du composant réseau à valider", "contrat du sous-traitant" à transmettre
Les agents chargés des réponses (technicien, auditeurs, chefs de services) visualisent les demandes, les répartissent et les traitent étapes par étapes, selon le mode Kanban
Les référentiels DL Register contiennent des plans d'actions qui génèrent des demandes que les utilisateurs du projets doivent s'approprier, planifier et accomplir
Les utilisateurs peuvent rechercher et consulter les historiques afin de trouver des questions identiques ou connexes et ainsi éviter de déclencher une demande redondante
La fonction "suivre les réponses"
Les utilisateurs sont notifiés des réponses ou des changements d'état de leurs demandes par mail ou sms ou ils peuvent prélire les réponses et se connecter pour accéder à leur demande en 1 clic
Les agents visualisent dans un flux Kanban l'état des réponses. Les responsables de projets sont informés en temps réél de l'avancement des tâches de leur projet, phase par phase. Les % d'avancement sont vus graphiquement
De nombreuses variables sont rattachées aux réponses, nom du demandeurs, service, sujets, matériels, délais de réponse, temps de résolution, niveau de satisfaction, éléments financiers...
Autant d'éléments qui permettent de constituer des tableaux de bord "temps réél personnalisés", des statistiques et des rapports permettant une connaissance fine des besoins utilisateurs et des réponses fournit part vos services
Les fonctions "problèmes" et "changements"
Des demandes redondantes pourront amener à la création d'un "problème" que l'on pourra poser et dont on pourra suivre la résolution
Des modifications substantielles de matériels, logiciel, procédures, ... pourront être suivis grâce à la fonction "changements"
Planning et projets
Fonction "Planning"
Toute tâche ajoutée dans un processus de réponse aux demandes est automatiquement ajoutée aux plannings
Les gestionnaires peuvent visualiser les tâches planifiées par type d'événement, par personnes ou services, en liste ou par jour, semaine, mois
Les plannings sont synchronisables en temps réél via Google Agenda
Des événements externes, non reliés aux tâches, peuvent êtres ajoutés au planning
Fonction "Projets"
Planifiez vos actions grâce à la gestion de projets. Planifiez les dates de début, de fin, ajoutez autant de tâches et sous-tâches que besoin.
Visualisez la planification temporelle avec la vue Gantt, l'avancement avec l'item graphique % d'avancement et glissez d'étapes en étapes grâce à la vue Kanban ..
Gérez vos équipes projets pour impliquer et notifier vos collaborateurs et les tiers acteurs de celui-ci.
Visualisez les durées par projet/tâche/sous-tâches grâce aux cumul automatique des durées de chaque action liée à une tâche.
Centre de services
Planning et projets
Parc informatique
Matériels informatique
Chaque matériel informatique constitue un objet GLPI. Il est représenté par une liste spécifique et une fiche descriptive adaptée : ordinateur, serveur, smartphone, moniteurs,
Composants du réseau
Prise en compte de tout objet numérique : matériels réseau, imprimantes, switch, routeur, téléphonie IP, caméras ip, ...
Les fiches contiennent les éléments pertinents adaptés à l'objet : fabricant, modèle, n° de série, utilisateur ou service affecté, lieu géographique, agence ou filiale
Baies et salles serveur
Allez plus loin en modélisant graphiquement les emplacements de chaque composant dans vos baies, et salles serveurs. Ajoutez les connexions, les emplacements, poids, la puissance électrique ...
Représentation graphique
Chaque objet GLPI est représenté par son pictogramme graphique : d'un clic basculez du schéma graphique à la fiche fiche
Ajoutez des relations entre vos objets, groupez les et disposez les sur le schéma : vous constituez ainsi une cartographie dynamique de votre système d'information
Dépendances et impacts
Inventaire dynamique natif
GLPI intègre un puissant inventaire automatique : ordinateurs, smartphones, logiciels et autres périphériques réseaux sont automatiquement ajoutés : gain de temps immense + fiabilité assurée
Notifications
GLPI informe à chaque inventaire des ajouts ou suppression de composants ou logiciels survenant sur vos matériels : validez comme normal ou intervenez
Logiciels
Le puissant agent d'inventaire GLPI remonte 100% des logiciels installés sur vos postes et serveurs. Visualisez l'éditeur et la version précise. Uniformisez votre parc avec les mêmes versions partout
Gestion financière
L'onglet "Gestion" permet d'ajouter les éléments de cycle de vie du matériel : date d'achat, fournisseur, montant, durée de la garantie, ...
« Impact » permet de relier graphiquement les objets et ainsi visualiser schématiquement les dépendances entre composants et l’impact d’une panne sur les autres objets
Actions automatiques
Des actions automatiques permettent la suppression de logiciels ou composants obsolètes
Shadow IT
Soyez garanti que les bons antivirus sont installés partout.
Chassez les logiciels malveillants ou interdits (shadow IT)
Licences
Intégrez vos achats et abonnements concernant vos appareils et licences. Obtenez les coûts par poste, par utilisateurs, par service... soyez notifiés avant les échéances de renouvellement
Reliez les objets GLPI et les objets DLRegister
l'onglet « éléments » indique les relations entres les objets ; toutes ces relations font la cartographie, qui peut être visible sous plusieurs aspects.
Parc informatique
Objets numériques
Bases de données
Bases de données : le puissant agent GLPI remonte les bases utilisées sur vos serveurs. Ajoutez les bases externes pour inventoriez tous les containers dans lesquels se trouvent vos données
Applications
Inventoriez également les applications grâce auxquelles vos utilisateurs se connecte pour effectuer leurs traitements
Localisation géographique
Identification des responsables
Inventoriez vos bases locales et distantes, (cloud public, privés, hybrides), Précisez leur localisation GPS : visualisez la mappemonde pour les situer sur une cart
Ajoutez les modes de gestion (interne, IaaS, PaaS, Saas), les objets "fournisseur" et "contact" pour préciser les noms et coordonnées des responsables.
Moyens d'accès
Les moyens d'accès indiquent les règles de connexion : ce que l'utilisateur doit connaitre, ce qu'i doit posséder, et autres contraintes : horaires, lieu géographique ou habilitation, ...
Profils
Les profils permettent d'indiquer quelles données sont par visibles parmi toutes celles existantes dans la base
Catalogues de données
Regroupez les bases de données, profils, rôles, moyens d'accès et nommez ce à quoi accède vraiment vos utilisateurs et comment. Vous êtes prêt à générer les fiches d'usage de vos utilisateurs
Journaux
L'objet "journaux" permet de décrire les événements automatiquement consignés : actions effectuées, horodatage, acteur et autres critères spécifiques. Egalement la conservation de versions modifiées.
Rôles
Les rôles décrivent actions permises selon les profils : lire, écrire, effacer, imprimer, octroyer des droits aux autres, voir les journaux
Représentation graphique
Chaque élément GLPI et DL Register dispose de son pictogramme graphique. Positionnez sur vos diagrammes et appréhendez plus facilement votre système numérique
Reliez vos objets GLPI et DLRegister
Modèles préenregistrés, référentiels, audits, préconisations, traitements, processus : inter-connectez vos éléments d'inventaires pour obtenir une vision dynamique et complète de votre SI
Objets numériques
Documents et contrats
Documents et contrats
Documents
Contrats
Intégrez vos documents soit en les téléchargeant à leur format d'origine : pdf, word, excel, image, son, email, ... soit en indiquant un lien URL pointant vers vos bibliothèques habituelles
Suivez vos relations fournisseurs et partenaires en Intégrant vos contrats : copie de celui-ci, caractéristiques clés, rappels d'échéances. Et reliez les éléments numériques concernés, ...
Classez vos documents par rubriques ou dossiers et rattachez les à vos objets numériques comme documentation, information, rapport d'audit, contenu de formation, ..
Reliez aux objets GLPI et DL Register
Tiers et contacts
Fournisseurs, partenaires
Tenez à jour votre annuaire des tiers impliqués dans la gestion du numérique, de la qualité ou de la conformité
Espace collaboratif
Impliquez vos contact ou tiers dans vos actions en tant que sous traitant ou simples observateurs. Ils seront automatiquement notifiés par mail lors des événements ou tâches les concernant.
Contacts
Ajoutez vos contacts et rattachez les aux tiers. Les utilisateurs concernés partagent les mêmes informations et les mises à jour sont communes à tous
Audits et suivi
Ayez une approche et un suivi de vos fournisseurs et partenaires plus précis en ajoutant des rapports d'audits et en envoyant régulièrement directement depuis DLRegister des questionnaires de conformité
Gestion des tiers
Traitements et processus
Traitements et processus
Activités
Formalisez vos activités, décrivez les finalités, les responsables et acteurs. Reliez aux processus, procédures, référentiels, catalogues de données.
Réalisez des audits et améliorez.
Processus
Décrivez vos processus : les déclencheurs, fréquences, acteurs, éléments entrants, actions menées, personnes concernées, données traitées et catalogues de données, etc...
Représentation graphique
Créer des diagrammes de type Visio (architecture) avec des éléments de l'inventaire (ordinateurs, bases de données, applications, flux de données, emplacements, fournisseurs).
Mesurez les impacts en cas d'anomalie
Audits et amélioration
Séquencez les afin de permettre leur étude sous plusieurs angles (délais d'exécution, consommation de ressources, ..), formalisez vos procédures et circuits de documents et rattachez les
Mise à jour
Lorsque vous modifiez un objet dans GLPI comme son nom, tous les objets graphiques de tous les schémas sont adaptés. Idem pour le statut, qui l'apparence dans le diagramme
Eléments RGPD
Elements RGPD
Référentiels
Abordez votre projet RGPD en toute sérénité grâce au référentiel fourni comportant 77 points. Suivez les chronologiquement ou choisissez selon vos priorités
Exemples et modèles
Pour chaque item, autant que possible, visualisez des exemples, et des cas concrets. Pour les livrables, utilisez comme base les trames fournies par les documents modèles
Base de connaissance
Bénéficiez d'articles exclusifs écrits par nos experts mettant en lien la réglementation et l'application via DLRegister
Tâches
Chaque item du référentiel comporte sa ToDo List, étape par étape. Les descriptifs comportent des liens URL avec les objets GLPI et éléments DLRegister pour un gain de temps maximum
Avancement et temps
Cochez quand effectué, et voyez le travail effectué grâce au calcul automatique d'avancement.
Ajoutez facilement vos temps passés au fur et à mesure et obtenez les cumuls par tâche ou projet
Blogs, news
Abonnez vous à la newsletter et recevez chaque quinzaine l'actualité concernant chaque norme proposée
Traitements modèles
Gagnez du temps et choisissez parmi des traitements modèles préremplis. Selon votre profession ou vos activités, cochez, dupliquez, il ne vous reste plus qu'à adapter
Personnes concernées
Groupez les personnes concernées par catégorie afin de les considérer selon le traitement concerné (internautes pour les cookies, prospects pour le marketing, adhérents pour une association, ..)
Bases légales
Bénéficiez d'une bibliothèque de bases légales relatives aux traitements des données à caractères personnelles, incluant RGPD, la CNIL, le droit français ou européen
Lors de l'importation de traitements modèles, vous récupérez également les personnes concernées, DCP, bases légales et durées de conservation : un immense gain de temps
DCP
Sélectionnez dans la bibliothèques modèle les données que vous traitez et dupliquer d'un clic. Ajoutez celles spécifiques à vos activités, précisez les catégories (identifiants, activités, médicales, ...)
Durées de conservation
Retrouvez toutes les indications et références légales ou réglementaires concernant la conservation des données. Déparez les bases actives, les archives intermédiraires et longues
Publiez votre registre
Une fois les éléments des traitements intégrés, éditez en PDF mais également, diffusez sur vos sites web et signatures de mails en 1 clic via les liens fournis par DL Register
ISO 27701
Relation Données <-> IT
Reliez de manière dynamique votre système d'information avec le traitement des données à caractère personnel afin de démontrer la mise en oeuvre de votre système de gestion de la vie privée.
Catalogues de données
Rapprochez les catalogues de données par traitements. Ainsi vous reliez traitements-données-bases de données-matériels-moyens d'accès-mesures de protection : voir le schéma
Moyens d'accès
Centralisez tous vos documents, contrats et formulaires utilisés pour collecter et traiter vos données. DL Register propose une thématique de classement approprié
Politiques, contrats, formulaires
Centralisez tous vos documents, contrats et formulaires utilisés pour collecter et traiter vos données. DL Register propose une thématique de classement approprié
Mesures de protection
Rapprochez les catalogues de données par traitements. Ainsi vous reliez traitements-données-bases de données-matériels-moyens d'accès-mesures de protection : voir le schéma
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